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Diferenciación, el Reto de la Dirección de Operaciones en las Empresas de Vigilancia y Seguridad Privada
Por: Luis Ramírez
Publicado el 12 de enero de 2017
La dirección de operaciones es el área que se encarga de transformar o combinar talento humano y medios con el fin de prestar un servicio de calidad y con valor agregado. Unos de los propósitos que debe cumplir la dirección de operaciones en una empresa de vigilancia y seguridad privada, es la de encontrar ventajas competitivas, diferenciadas de la competencia y sostenibles en el tiempo, a través de las innovaciones en procesos.
La dirección o administración de operaciones es un área funcional que, junto a mercadeo, talento humano, calidad y finanzas, se configura como clave para la buena marcha de la organización. Las decisiones que se toman en éste departamento impactan directamente los resultados económicos y de calidad del servicio y, no sólo eso, sino que además conlleva una gran responsabilidad, ya que éste recibe gran parte de las inversiones de capital destinado justamente para la operación de la empresa, se trata de un puesto clave que concentra la dirección y administración de buena parte de los recursos de la empresa: recursos económicos, talento humano y materiales o medios para el servicio.
La dirección de operaciones ha recuperado el protagonismo que había perdido hace un tiempo atrás, pasó de ser meramente un área técnica cuyo objetivo se centraba en la eficiencia, a ser la base de la competitividad de la empresa. Hoy, la gestión integrada de las operaciones, a través del enfoque basado en procesos se ha convertido en un factor determinante y de vital importancia para la competitividad de las empresas. Las nuevas tecnologías empleada en los procesos y métodos contemporáneos de gestión hacen posible implementar estrategias innovadoras para incrementar las ventas en mercados cada vez más saturados y globales.
Compete al director de operaciones proveer los recursos e innovar en procesos integrados para facilitar el trabajo de sus colaboradores y garantizar la capacidad de la empresa para cumplir nuevos contratos. La innovación en procesos junto con la visión de negocio, el conocimiento de la estrategia de la empresa y el valor que debe aportar el área de operaciones, sumadas a la capacidad analítica y de resolver problemas, forman en conjunto las competencias que debe tener el director de operaciones de hoy en día. La innovación en las operaciones o procesos se erige como un aspecto clave de la estrategia de las empresas, ya que representa una fuente de ventaja competitiva.
La innovación va mucho más allá de cambios en el servicio, también se puede innovar en procesos operativos, innovar puede ser cambiar la forma de hacer algo o aplicar buenas prácticas todavía no implementadas en el sector. Cuando se implementan cambios o nuevas prácticas en el servicio de vigilancia, la competencia se entera y enseguida intenta copiarlo o mejorarlo rápidamente. En cambio, lo positivo que tiene innovar en procesos, ojalá con el uso de tecnología, es que le cuesta más a la competencia percibirlo. Se trata de innovaciones en las que intervienen aspectos de tipo organizativo, de recursos humanos y de procesos internos de la empresa, estas innovaciones permiten mantener la ventaja competitiva durante más tiempo.
Las empresas deben animarse a pensar en innovaciones que se refieran más a procesos, buscar maneras nuevas de hacer las cosas: por ejemplo, cómo realizar cambios o integración de los procesos operativos que permitan ser más eficientes y competitivos, utilizando plataformas tecnológicas que faciliten realizar la planeación, el control y la cuantificación de los tiempos servicio automáticamente para liquidar nómina y realizar la facturación de los servicios prestados más rápida y oportunamente. VigíaNet posibilita implementar este tipo de innovaciones.
Las empresas no sólo deben buscar la mejora de la eficiencia en sí misma o la calidad del servicio, sino también mejorar en otros factores diferenciadores, como la innovación en procesos. Muchas veces, ir más allá de las necesidades manifiestas del cliente, ser proactivo e incorporar nuevas funcionalidades en los procesos o maneras distintas de hacer las cosas son excelentes caminos hacia la diferenciación.
La ISO 9001:2015, El Enfoque Basado en Procesos
Por: Luis Ramírez
Publicado el 20 de enero de 2017
El cumplimiento de estándares internacionales y la adopción de sistemas de calidad deben ser considerados como una oportunidad de cambio dentro la organización y un factor indispensable en la consecución de los objetivos.
El replantear los Sistemas de Gestión actuales a través del enfoque basado en procesos, constituye una herramienta formidable para que la dirección de operaciones gestione y organice las actividades relacionadas con la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada, favoreciendo la creación de valor para el cliente y la satisfacción de las necesidades y expectativas de las otras partes interesadas, entre ellos los accionistas, es decir, para la gestión de la calidad, ahora también importan los beneficios.
La ISO 9001:2015 eleva a nivel requisito (es decir obligatorio) el conocimiento y análisis del contexto y el enfoque basado en procesos. El enfoque basado en procesos se orienta hacia una gestión más horizontal, con el propósito de cruzar barreras entre las unidades funcionales y unificar los enfoques hacia las principales metas de la organización
Entre las ventajas que supone el enfoque basado en procesos en la gestión de la empresa se destacan las siguientes:
- Reconocimiento de las conexiones de las actividades entre los distintos puestos de trabajos y departamentos de la organización.
- Determinar ordenadamente las actividades fundamentales para el logro de los objetivos definidos.
- Examinar y comprender la incidencia de cada etapa o actividad relacionado con la satisfacción de los clientes, tanto internos como externos.
- Expresar las obligaciones y responsabilidades para llevar la gestión de las actividades que sirven de base de cada proceso.
La ISO 9001:2015 es neutra respecto de la metodología a adoptar. Sin embargo, al definir el contexto, identificar las partes interesadas, establecer el alcance, aplicar el enfoque de procesos y seleccionar los objetivos; identifica con total claridad los elementos mínimos que deben contemplarse al implementar el Sistemas de Gestión, eliminando cualquier posibilidad de ambigüedad.
En conclusión, la principal ventaja del enfoque basado en procesos en el Sistema de Gestión de la Calidad, reside en lograr la gestión y control de cada una de las interacciones entre los procesos y las jerarquías funcionales de la organización. Asegurar la calidad no otorga garantías de sustentabilidad del negocio de la empresa, pero sin esa condición ninguna empresa es confiable y sin confiabilidad no hay calidad asegurada, ni satisfacción del cliente.
La integración de procesos, una oportunidad de reducción significativa de los costos y aumento de la agilidad del negocio
Por: Luis Ramírez
Publicado el 25 de enero de 2017
La integración de procesos (también conocida como integración horizontal) a través del enfoque basado en procesos es un factor clave para lograr una mejor coordinación entre las unidades funcionales de la empresa.
La mejora de la coordinación entre áreas independientes da lugar a una reducción del tiempo total del ciclo del proceso y a la eliminación de los desperdicios de recursos. Como consecuencia, los clientes reciben un servicio de mayor calidad y los gerentes pueden ver una reducción significativa de los costos y agilidad en el negocio.
Se sabe que una organización orientada a funciones puede fragmentarse demasiado sufriendo de un exceso de independencia entre sus áreas. Medido en términos de resultados, esto significa la proliferación de desperdicio recursos, y la disminución de la productividad.
La integración de procesos comprende al menos cuatro elementos o componentes:
1) Tecnología de la información que proporciona estandarización y flujos de información entre las áreas de la empresa.
2) Puesta en marcha de las mejores prácticas que permitan coordinación, colaboración y sincronización.
3) Sistema de organización y estructuras que promuevan el trabajo en equipo y la integración.
4) Cultura organizacional y valores que aseguren comportamientos apropiados hacia el aprendizaje, la colaboración y la integración.
Con la integración de procesos la dirección de operaciones puede ayudar a la empresa a simplificar la complejidad de la gestión de los ciclos del negocio que han sido diseñados para instalación, prestación y retiro del servicio de vigilancia y seguridad privada. Un ciclo de negocio, es decir un proceso de negocio, se inicia con la necesidad del cliente y finaliza con la satisfacción de esa necesidad (un proceso de extremo a extremo) Por lo tanto, el proceso de integración implica una perspectiva transversal de la organización pasando por diferentes áreas y departamentos de la empresa utilizando el enfoque basado en procesos.
La agilidad en los procesos, principal beneficio de Cloud Computing
Por: Luis Ramírez
Publicado el 30 de enero de 2017
La dirección de operaciones se ha convertido hoy en la base de la competitividad de las empresas. Mediante la gestión integrada de las operaciones y utilizando el enfoque basado en procesos, ésta dirección se ha convertido en un factor determinante y de vital importancia para aumentar la competitividad de la empresa. Las nuevas tecnologías empleadas en los procesos y métodos contemporáneos de gestión posibilitan ese propósito
La entrada de nuevos competidores nativos digitales y la demanda en tiempo real de los clientes está generando un nuevo contexto económico de gran volatilidad. Para responder a los cambios en el entorno de negocio, las empresas deben acceder a la tecnología de manera ágil y flexible. Esto ha llevado a un gran número de organizaciones a apostar por los servicios de computación en la nube o cloud computing, los cuales se caracterizan por su agilidad, escalabilidad y posibilidad de autoservicio.
Las nuevas tecnologías han impactado las formas de trabajo y habilitando espacios de trabajo como el co-working, los trabajadores disponen de nuevas formas para colaborar. Hoy se habla del puesto de trabajo digital, donde el colaborador puede trabajar desde cualquier lugar y de forma independiente del dispositivo con el que se conecta, incrementando su productividad y logrando eficiencias o reducción de costos en equipamiento, mobiliario, alquileres, entre otros. El avance hacia la computación en la nube se debe a la complejidad de los modelos de negocios empresariales. Pero esencialmente es un modelo para que las empresas adquieran agilidad en el mercado. La computación en nube se ha convertido en un vehículo para acelerar la transformación digital.
La transformación digital es la reinvención de una organización a través de la utilización de la tecnología digital para mejorar la forma en que la organización se desempeña y sirve a quienes la constituyen o a sus grupos de interés, también llamados “partes interesadas”.
El término transformación se refiere a un cambio fundamental en los negocios del día a día de una organización, desde los tipos de productos y servicios que produce hasta la forma en que los entrega. Digital se refiere al uso de la tecnología que genera, almacena y procesa los datos.
La transformación digital es la oportunidad estratégica de incorporar nuevas tecnologías, pero sobre todo nuevas lógicas, para que el negocio sea más eficiente y permita nuevas oportunidades.
VigiaNet, Sistema de Gestión Operativa y de la Responsabilidad Social
Por: Luis Ramírez
Publicado el 02 de febrero de 2017
La responsabilidad social corporativa (RSC) también llamada responsabilidad social empresarial (RSE) o inversión socialmente responsable, se define como la contribución activa y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental por parte de las empresas, generalmente con el objetivo de mejorar su situación competitiva, valorativa y su valor agregado.
Cuando se habla de transparencia y ética en responsabilidad social, se entiende por transparencia facilitar el acceso a información razonable y ética, que esa información esté fácilmente disponible, accesible, clara y oportuna.
Además de la gestión operativa, en la cual se busca la efectividad, la empresa debe gestionar responsablemente, lo cual demanda un comportamiento transparente y ético, lo que significa que se deben tener en cuenta los intereses de los stakeholders o partes interesadas, además que se contribuya al desarrollo sostenible y todo enmarcado en la legislación.
También se debe conocer las expectativas de los stakeholders, respectar sus derechos y responder a través de la gestión operativa responsable de la empresa y dentro del marco legal.
Concretamente se deben desarrollar programas que promuevan el equilibrio entre la vida laboral y la familiar de los trabajadores, procurando distribuir adecuadamente la carga de trabajo y los descansos. Además de dar cumplimiento a las obligaciones laborales y de seguridad social, ya que más allá de los requerimientos legales, el cumplimiento de la normatividad debe ser el primer paso que debe dar toda empresa que desee ser considerada socialmente responsable.
La responsabilidad ofrece grandes beneficios, ya que al mejorar la calidad de vida laboral se contribuye a aumentar la productividad. El cumplir con las expectativas del trabajador incide en su motivación y disposición para el servicio, el buen servicio incide en la fidelidad y atracción de clientes, lo que a su vez incrementa los rendimientos financieros y la tranquilidad de los accionistas. Con la gestión responsable se fortalece la reputación y el reconocimiento de la empresa lo cual atrae más clientes y trabajadores deseosos de trabajar es esa organización.
La verdad es que gran parte de los proyectos que tienen impacto social tienen su base en la tecnología, que resulta en una plataforma excelente para llegar más lejos, con menos costos, integrar más gente o los stakeholders. VigíaNet proporciona una plataforma de interacción para el trabajo colaborativo entre los trabajadores con el objetivo de que sean ellos mismos los que produzcan la información, la usen y la difundan.
Por ejemplo, El supervisor comunica novedades o incidencia presentadas durante la prestación del servicio, inmediatamente el director de operaciones se entera, toma decisiones sobre esa variación de lo planeado y autoriza las modificaciones, el supervisor efectúa el cambio o remplazo, registra los hechos y los vigilantes se enteran de reasignaciones de turnos, registro de tiempo suplementario u otro suceso, todos esos procesos realizados a través de sus dispositivos móviles.
VígiaNet no solo tiene impacto económico y ambiental al aumentar la productividad, reducir los costos de infraestructura y disminución del consumo de insumos, entre ellos el papel, sino que además contribuye a cumplir con los principios de transparencia y ética de responsabilidad social, nuestra plataforma facilita el acceso a la información ya que al estar en la nube se encuentra fácilmente disponible, y al ser productos del trabajo colaborativo y automatizado se dispone de manera entendible y oportuna.
Si una empresa desea ser reconocida como socialmente responsable debe introducir cambios en sus procesos y prácticas para mejorar sus impactos económicos, sociales y ambientales.